La nueva Directiva de la UE sobre informes de sostenibilidad corporativa obliga a las empresas a presentar informes periódicos sobre los riesgos sociales y medioambientales a los que se enfrentan, así como sobre el impacto de sus actividades y en consecuencia de sus viajes corporativos.
La transposición de esta directiva en España se aprueba este año. El turismo #MICE es consciente de ello y la sostenibilidad de la oferta para esta demanda no es ya una opción, sino una obligación.
Te contamos las claves para organizar congresos y eventos sostenibles y preparar tu empresa para seguir siendo competitiva en este segmento.
“Un congreso o evento sostenible es el que está diseñado para minimizar su impacto” afirma Remedios Aguilar, vocal de la junta directiva de la Asociación de Empresas Organizadoras Profesionales de Congresos y Eventos de la Comunidad Valenciana, OPCV.
¿Pero qué podemos hacer? ¿Cómo y dónde actuamos? Todo el mundo habla de sostenibilidad pero “no es fácil aterrizar el concepto porque hasta ahora todo está hecho para no ser sostenible” apunta Anke Schwind, formadora del curso “La sostenibilidad en la industria de los eventos” impartido en el CdT de València.
Por ello, ella aconseja analizar el evento por ejes como:
- Movilidad
- Agua
- Infraestructuras
- Compras
- Energía
- Residuos
Y en cada eje definir posibles actuaciones a lo largo de las fases de desarrollo del evento:
- Antes del inicio del evento
- Durante la celebración del evento
- Una vez finalizado el evento
ACCIONES PRE-EVENTO: CÓMO PLANIFICAR UN EVENTO SOSTENIBLE ANTES DE SU INICIO
“Lo primero que hemos de planificar son los proveedores” dice Remedios, directora también de la empresa Azaba Eventos. “La elección de la sede, del catering, de los montadores del stand, etc debe realizarse en función de las herramientas de sostenibilidad que tengan implantadas.”
En este sentido, Anke Schwind, recomienda usar el Mapa de Economía Circular del sector turístico de la Comunitat Valenciana, que realizan las universidades valencianas y donde colabora el Instituto Valenciano de Tecnologías Turísticas, Invat·tur. “Al elegir la opción de más filtros, se pueden buscar proveedores según las certificaciones que tengan” detalla Anke.
“Debemos elegir una sede sostenible” afirma Remedios Aguilar, ¿y qué significa esto? Pues que tenga energía renovable en sus edificios, sistemas de ahorro de agua, buena iluminación natural, buena accesibilidad en transporte público, que disponga de una política propia de sostenibilidad… “El Palacio de Congresos de València es un buen ejemplo, se considera un espacio verde” asegura la directiva de OPCV.
El equipo del Palacio de Congresos de València acompaña al organizador en la reducción del impacto de su congreso, dispone de una Guía de Buenas Prácticas y ofrece incluso proyectos donde invertir para compensar la posible huella de carbono del evento.
Cada vez más auditorios y ferias disponen de esta información y promueven la sostenibilidad. Puedes encontrar también información útil en la Guía para la Producción de Eventos Sostenibles de IFEMA
En todo caso, Remedios Aguilar pone ejemplos concretos de las medidas que se pueden tener en cuenta a la hora de contratar:
En infraestructuras, además de seleccionar bien la sede, es importante revisar “la política medioambiental de los hoteles seleccionados para el alojamiento de los participantes. Normalmente tienen esta información en sus webs” dice Aguilar y comenta, además de infraestructuras de ahorro y energías renovables, otras medidas muy visibles al usuario como los grifos temporizados, la substitución de amenities por dispensadores a granel, etc.
En compras, por ejemplo, podemos exigir a la empresa de catering, no sólo tener toda la normativa alimentaria y de manipulación, sino “que tenga un menú con productos km.0; alimentos ecológicos; que sirva las bebidas a granel, en jarras, para evitar residuos; que use menaje biodegradable o mantelería reutilizable…”.
En residuos, “podemos pedir a los montadores del stand que usen material reciclable o reutilizable y ofrezcan papeleras que faciliten el reciclaje, además de que nos indiquen cómo gestionan después los residuos”.
En movilidad, podemos revisar que la sede tenga una buena accesibilidad en transporte público o incluso contratar vehículos colectivos eléctricos o bicicletas para uso de los congresistas.
Anke Schwind recomienda realizar una check list en la planificación y apunta como referencia la indicada en la metodología vasca Erronka Garbia (página 164), donde se detallan multitud de posibles acciones a realizar en cada uno de los ejes mencionados.
ACCIONES DURANTE EL EVENTO: CÓMO CELEBRAR UN EVENTO SOSTENIBLE
También durante la celebración del evento, se puede vigilar la reducción del impacto de las diferentes actividades.
Es muy importante la comunicación. Antes de la celebración es recomendable advertir a los participantes de que se trata de un evento sostenible pero sobre todo durante su realización se puede intensificar la concienciación mediante cartelería con mensajes por ejemplo sobre el uso del agua, remarcando la necesidad de separar los residuos, de usar el transporte público o explicando que la decoración es reutilizable, etc.
Igualmente, en un evento sostenible el merchandising o kit del congresista se puede realizar en materiales reciclables y se reduce o elimina el uso del papel y se promueve el material digital a través de códigos QR tanto en acreditaciones como en folletos o ponencias y presentaciones.
ACCIONES POST-EVENTO: QUÉ MEDIDAS TOMAR AL ACABAR EL EVENTO SOSTENIBLE
Si hemos llegado hasta el final, el esfuerzo realizado en sostenibilidad debe ser evaluado y puesto en valor. “Hay empresas que miden el impacto ambiental del evento recogiendo datos sobre agua, energía, material reciclable recogido, etc. Recopilan todos los datos y aportan un informe sobre el grado de sostenibilidad del evento” explica.
De hecho, Segittur ya ha elaborado una metodología de medición de datos específica para el sector MICE en la que ha colaborado València.
Anke, además, nos pone ejemplos de consultoras y herramientas que pueden ayudar en esta monitorización y evaluación. Empresas como Bioscore, miembro de la Red de Destinos Turísticos Inteligentes de la Comunitat Valenciana, están especializadas en sostenibilidad turística. Pero existen también calculadoras de impacto medio ambiental como Scopeco2, “la más completa y de acceso gratuito” dice la formadora, “pero también hay plataformas de pago como Creast”.
¿ES MÁS CARO ORGANIZAR UN EVENTO SOSTENIBLE?
“Un evento sostenible no tiene por qué ser más caro”. La vocal de la Asociación de Organizadores Profesionales de Congresos es contundente. “No cambia la tarifa de la sala porque el edificio tenga energías renovables. El constructor del stand no va a encarecer el precio por usar materiales reciclables o poner carteles de concienciación. Tampoco el catering va a ser más caro por usar jarras para el agua en vez de botellas”
Remedios Aguilar asegura que hay muchas medidas que se pueden tomar y son totalmente asequibles. “Sí puede ser más caro contratar un bus eléctrico por ejemplo” pero cree que en general a día de hoy hay mucha oferta y hay proveedores con todo tipo de precios. “Las empresas de merchandising, por ejemplo, ya tienen todas una línea de sostenibilidad con materiales totalmente reciclables, algunas cosas pueden ser más caras pero hay de todo”.
Igualmente, Anke Schwind opina que no siempre la sostenibilidad supone más inversión económica. “Puede que nos cueste más tiempo averiguar quién hace qué pero no más dinero”.
La sostenibilidad es un atributo clave para ser un destino MICE competitivo y Turisme Comunitat Valenciana trabaja en este sentido. Del 14 al 16 de mayo estará presente en la feria IMEX de Frankfurt, Alemania, donde la demanda de este segmento es muy importante y encontrar venues sostenibles es cada vez más decisivo a la hora de elegir destino.
De hecho, en el stand de Turisme Comunitat Valenciana València exhibirá el logo de la ciudad como Capital Verde Europea. Junto a Valencia Convention Bureau, estarán también Benidorm, Elche, Costa Blanca y Alicante, además de hoteles y recintos como el Palacio de Congresos de València o Feria Valencia y las organizaciones empresariales Valencia Premium, Hosbec y APHA.
