MICE VIRTUAL Y TURISMO

La pandemia por COVID19 ha disparado el uso de la tecnología on line para la realización de reuniones, formaciones, ferias y congresos. ¿Cómo puede afectar al turismo de congresos esta tendencia hacia el MICE virtual cuya principal ventaja precisamente es la de no viajar? Hablamos con técnicos y expertos sobre el futuro del turismo MICE tras la COVID19.

“Las ferias, congresos y convenciones son el supermercado donde muchas empresas se aprovisionan del negocio que necesitan para desarrollar su actividad. Si los supermercados se han adaptado para seguir alimentando a las personas, los recintos y organizadores de eventos estamos preparados para seguir alimentando a las empresas”.

Con este símil, Juan Martínez, director del departamento de eventos de Feria Valencia, se muestra convencido de que el turismo de congresos es y será absolutamente necesario en el futuro post COVID19 como será absolutamente necesaria la reactivación económica. “Lo que tenemos claro es que, en última instancia, los negocios seguirán sin construirse sólo sobre bases de relaciones digitales. La confianza sólo se genera con el contacto directo” asegura Juan.

En el mismo sentido, Juan Muñoz, jefe del servicio de promoción de Turisme Comunitat Valenciana, cree que “al final las actividades MICE son fundamentalmente relacionales, se busca establecer contactos personales y vivir experiencias reales, lo cuál probablemente sea aún más valorado después de este tiempo en que no se han podido llevar a cabo.”

Según Juan Muñoz, las propias características de la pandemia, con las restricciones sociales que implica, servirán a medio plazo para poner en valor justamente los eventos y centros de congresos que permitan volver a disfrutar del contacto personal y la interacción presencial.

Ahora bien, Alejandro Salesa, secretario de la asociación de Organizadores Profesionales de Congresos y Eventos de la Comunitat Valenciana, OPCE CV, y director de CEvents, asegura que “debemos ser conscientes que esta parte virtual ha venido para quedarse, no va a disminuir los eventos presenciales pero sí los va a agrandar, aportándoles mayor valor y no nos queda otra cosa que aprender y adaptarnos.”

Entonces ¿cómo adaptarnos y posicionarnos de nuevo en ese futuro mercado MICE post COVID19?
Centro de Congresos

CÓMO SER COMPETITIVOS EN EL TURISMO MICE POST COVID19

“Si un aprendizaje hemos obtenido de esta gran crisis es que, como profesionales, pero también como personas, tenemos limitaciones. No siempre podemos hacer lo que nos propongamos y la COVID19 nos lo ha demostrado. Dicho esto, no nos debe dar miedo decir que no sabemos a ciencia cierta cómo será el turismo MICE post COVID19 pero sí sabemos que será diferente. Y aunque parezca una obviedad, el primer factor a incorporar y trabajar en los equipos es la actitud frente al cambio, la resiliencia y la positividad. Si trabajas en turismo MICE y no te gusta el cambio… ¡cambia!” Es el consejo de Juan, quien, desde Feria Valencia, ya dispone de un equipo dedicado a este “cambio”, focalizado exclusivamente en valorar escenarios y estrategias futuras.

Y antes esos escenarios futuros, ya se están dando cambios importantes:

SEGURIDAD SANITARIA: CENTROS SEGUROS EN DESTINOS SEGUROS

A la hora de conseguir que el asistente desee participar de forma presencial en lugar de quedarse en casa y seguir el evento on line, más allá de servicios, sensaciones o experiencias, la seguridad sanitaria será clave. El congreso Tourism Innovation Summit celebrado en Sevilla en noviembre optó por realizar tests de antígenos a todos los asistentes (hizo 400 tests en origen y 800 en el mismo recinto del congreso) y así llegó a reunir presencialmente 1.263 personas.

“Además de los valores de siempre, proximidad del aeropuerto internacional, instalaciones adecuadas, planta hotelera competente, gran variedad gastronómica de calidad u oferta complementaria, en estos momentos, es importante transmitir seguridad” asegura Maria José Valls, jefa de gestión de eventos en el Centro de Congresos Ciutat d’Elx.

Es fundamental disponer de un plan de contingencias exhaustivo para eliminar cualquier reticencia de los asistentes a acudir presencialmente, dice Alejandro Salesa. Espacios bien aireados, terrazas donde celebrar acciones al aire libre, protocolos que controlen los flujos de entrada y salida y la distancia interpersonal, métodos de higiene, cámaras de medición de temperatura, etc son ahora características diferenciales que deben promocionar los centros de congresos. “Para ello, no basta con que lo digamos nosotros, sino que es importante tener un certificado oficial” aconseja Maria José, quien destaca que el Centro de Congresos “Ciutat d’Elx” ha superado la evaluación de las buenas prácticas avanzadas SICTED para la reducción del riesgo de contagio por coronavirus en el sector turístico.

Los potentes equipos de aire acondicionado de la instalación que permiten una rápida renovación del aire, los 18.000 metros cuadrados de su plaza ajardinada o las grandes dimensiones de los pabellones son ahora algunas de las ventajas competitivas que destaca Feria Valencia como espacio seguro. Pero además, nos cuenta Juan, la feria se ha convertido en un importante asesor COVID19. “Hemos asumido que es labor del espacio guiar al organizador sobre lo que puede o no puede hacer y cómo debe hacerlo. La orientación al cliente ha sido un factor diferencial de Feria Valencia desde 1917 y esta labor de asesoramiento, en un entorno donde la información es muy cambiante y a veces contradictoria, la realizamos hasta para servicios aparentemente ajenos al lugar de celebración del evento.”

Juan Martínez incide además en el valor de la vinculación de la Feria con la ciudad de Valencia. El destino es fundamental en el turismo MICE y tal y como añade desde Turisme CV Juan Muñoz, “somos conscientes de que debemos transmitir una imagen de la Comunitat como destino seguro ahora pero también más allá de la duración de la pandemia.”

EVENTOS HÍBRIDOS: ALCANCE GLOBAL

Según Juan Muñoz, la tecnología jugará un papel decisivo. Además, lejos de ser una amenaza para el turismo MICE, abre una oportunidad a una nueva forma de reuniones y congresos: los eventos híbridos, cuya retransmisión virtual amplía el alcance global del evento presencial y en consecuencia de la promoción del destino donde se celebra. Ahora bien, supone una adaptación por parte de los organizadores, centros de congresos y destinos que deben garantizar una conexión global de calidad, adaptar programas y contenidos a los nuevos canales y modificar la relación con clientes y asistentes. En estos casos, debe cuidarse de forma diferente pero con la misma atención la experiencia del usuario presencial y la del virtual, con el fin de que en los dos casos el recuerdo del evento y destino sea positivo.

Alejandro Salesa imparte en la red CdT un curso sobre cómo transformar eventos presenciales en virtuales o híbridos en el cual se plantean las diferentes formas de organizar ponencias, mesas redondas, debates con la correspondiente interacción o turno de preguntas, traducción simultánea, grabaciones o emisiones en directo, opciones de publicidad y patrocinios, etc. Salesa reconoce que los costes de un evento on line se reducen entre un 30 y un 50 % puesto que no se deben contratar sedes, catering, alojamientos, cartelería, etc pero las cuotas de inscripción son también inferiores. Por el contrario, un evento híbrido supone, dice, “un pequeño sobrecoste porque además de los costes presenciales debes contratar los recursos necesarios para la retransmisión on line”.
Feria Valencia

EVENTOS MULTISEDE: GRANDES EVENTOS CON AFOROS REDUCIDOS

“Desde OPCE CV estamos trabajando en nuestro II Foro donde proponemos realizar un evento multisede utilizando diversas ubicaciones de la Comunitat Valenciana y celebrar un evento con muchas personas repartidas en muchos espacios” nos cuenta Alejandro.

Los eventos multisede suponen una forma de seguir celebrando eventos de gran capacidad de convocatoria a pesar de las restricciones de movilidad y las limitaciones de aforo en la actualidad y la posible incertidumbre ante eventos multitudinarios que puede quedar tras la pandemia. Se trata de dividir el número de asistentes en diferentes eventos presenciales reducidos pero conectados gracias a la tecnología.

EVENTOS DE PROXIMIDAD: EVENTOS PEQUEÑOS CON DISTANCIA DE SEGURIDAD

“El Centro de Congresos “Ciutat d’Elx” continua con gran actividad a pesar de la pandemia ya que muchos actos de proximidad que anteriormente se celebraban en otros espacios, en estos momentos y por motivos de aforo y distancias, sólo tienen cabida en el Centro de Congresos. Por tanto, estamos apostando por eventos cercanos, sin dejar de mirar hacia el futuro en el que volveremos a trabajar a nivel nacional e internacional” explica Maria José Valls.

Las empresas y organizadores de reuniones y eventos pequeños también han tenido que adaptarse a la nueva normativa. Ya no les sirven las mismas ubicaciones que antes. Necesitan más espacio y esta es una oportunidad que abre un público nuevo para los centros de congresos.

EVENTOS VIRTUALES: EL RETO TECNOLÓGICO

La posibilidad de que los propios centros de congresos ofrezcan sus propias plataformas tecnológicas para organizar eventos virtuales existe, pero no todos la ven igual.

“Nuestro trabajo consiste en la gestión de los espacios, entendemos que las plataformas de eventos on line deben ser gestionadas por los Organizadores Profesionales de Congresos” afirma Maria José Valls, desde el Centro de Congresos “Ciutat d’Elx”.

Desde OPCE CV, Alejandro Salesa, considera que “ellos se deben volcar en la realización de eventos híbridos, ofreciendo seguridad, buenas experiencias, que hagan que el asistente tenga ganas de volver a repetir”.

Feria Valencia, sin embargo, sí ofrece su propia plataforma virtual de eventos on line. “Y es realmente un reto” reconoce Juan Martínez. “No tiene las mismas necesidades un congreso que un evento con exposición de producto. Por eso tratamos de adaptar en cada caso la plataforma. Y lo hacemos con desarrollos propios o en compañía de partners para dar el mejor servicio a la medida del cliente”. Juan pone como ejemplo la feria Iberflora, que se ha realizado completamente on line, y resalta, además, la ventaja que aporta esta tecnología ya que las empresas pueden seguir en contacto virtualmente más allá de las fechas del evento.
Centro de Eventos de Feria Valencia

DEMANDA LATENTE PERO RECUPERACIÓN LENTA

La estimación de Turisme CV es que, en el 2020, la actividad MICE habrá caído entre un 70% y un 80%. La pandemia ha frenado en seco la trayectoria ascendente del turismo MICE en la C. Valenciana que subió un 55% entre 2016 y 2018.

Feria Valencia recuerda que en 2019 el negocio superó los 2’1 millones de euros y este 2020 se esperaba todavía mejor. Pero fueron los primeros en cancelar un proyecto de 10.000 asistentes por la COVID19, antes incluso de la cancelación del Mobile World Congress, porque parte de los participantes venían desde China. Y a partir de ahí, prácticamente todo eran cancelaciones o aplazamientos. “Ver cómo de la noche a la mañana desaparece el trabajo de años no es fácil de asimilar para ningún equipo” recuerda Juan.
Grupo de personas en un acto en el Centro de Congresos Ciutat d'Elx
El Centro de Congresos “Ciutat d’Elx” cerró durante 3 meses, se anularon muchas jornadas de duración menor pero los Congresos optaron por cambiarlos al último trimestre de 2020. Ahora nuevamente están gestionando aplazamientos. “La mayoría se han reprogramado para final del 2021 y alguno ha reservado fecha para 2022” explica Maria José.

“Pese a las circunstancias, en la C. Valenciana, percibimos una demanda latente de este producto y lo consideramos estratégico por su impulso a la desestacionalización y el incremento del gasto medio por turista” afirma Juan Muñoz.

La recuperación sin embargo será lenta, cree Juan Martínez. “Los tiempos necesarios para comercializar y organizar grandes eventos imposibilitarán una recuperación inmediata cuando termine la pandemia” apunta.

Aún así, tanto Turisme Comunitat Valenciana como los destinos y centros de congresos mantienen su promoción aunque la han reorientado participando en ferias MICE on line, en foros virtuales y organizando visitas on line a las instalaciones.