MICE VIRTUAL I TURISME

La pandèmia per COVID19 ha disparat l’ús de la tecnologia en línia per a la realització de reunions, formacions, fires i congressos. Com pot afectar el turisme de congressos aquesta tendència cap al MICE virtual el principal avantatge del qual precisament és la de no viatjar? Parlem amb tècnics i experts sobre el futur del turisme MICE després de la COVID19.

“Les fires, congressos i convencions són el supermercat on moltes empreses s’aprovisionen del negoci que necessiten per a desenvolupar la seua activitat. Si els supermercats s’han adaptat per a continuar alimentant a les persones, els recintes i organitzadors d’esdeveniments estem preparats per a continuar alimentant a les empreses”.

Amb aquest símil, Juan Martínez, director del departament d’esdeveniments de Fira València, es mostra convençut que el turisme de congressos és i serà absolutament necessari en el futur post COVID19 com serà absolutament necessària la reactivació econòmica. “El que tenim clar és que, en última instància, els negocis seguiran sense construir-se només sobre bases de relacions digitals. La confiança només es genera amb el contacte directe” assegura Juan.

En el mateix sentit, Juan Muñoz, cap del servei de promoció de Turisme Comunitat Valenciana, creu que “al final les activitats MICE són fonamentalment relacionals, es busca establir contactes personals i viure experiències reals, la qual cosa probablement és encara més valorat després d’aquest temps en què no s’han pogut dur a terme.”

Segons Juan Muñoz, les pròpies característiques de la pandèmia, amb les restriccions socials que implica, serviran a mitjà termini per a posar en valor justament els esdeveniments i centres de congressos que permeten tornar a gaudir del contacte personal i la interacció presencial.

Ara bé, Alejandro Salesa, secretari de l’associació d’Organitzadors Professionals de Congressos i Esdeveniments de la Comunitat Valenciana, OPCE CV, i director de CEvents, assegura que “hem de ser conscients que aquesta part virtual ha vingut per a quedar-se, no disminuirà els esdeveniments presencials però sí que els engrandirà, aportant-los major valor i no ens queda una altra cosa que aprendre i adaptar-nos.”

Aleshores, com adaptar-nos i posicionar-nos de nou en eixe futur mercat MICE post COVID19?

Centro de Congresos

COM SER COMPETITIUS EN EL TURISME MICE POST COVID19

“Si un aprenentatge hem obtingut d’aquesta gran crisi és que, com a professionals, però també com a persones, tenim limitacions. No sempre podem fer el que ens proposem i la COVID19 ens ho ha demostrat. Dit això, no ens ha de fer por dir que no sabem amb certesa com serà el turisme MICE post COVID19 però sí que sabem que serà diferent. I encara que semble una obvietat, el primer factor a incorporar i treballar en els equips és l’actitud enfront del canvi, la resiliència i la positivitat. Si treballes en turisme MICE i no t’agrada el canvi… canvia!” És el consell de Juan, qui, des de Fira València, ja disposa d’un equip dedicat a aquest “canvi”, focalitzat exclusivament a valorar escenaris i estratègies futures.

I, davant d’eixos escenaris futurs, ja s’estan donant canvis importants:

SEGURETAT SANITÀRIA: CENTRES SEGURS EN DESTINACIONS SEGURES

A l’hora d’aconseguir que l’assistent desitge participar de manera presencial en lloc de quedar-se a casa i seguir l’esdeveniment en línia, més enllà de serveis, sensacions o experiències, la seguretat sanitària serà clau. El congrés Tourism Innovation Summit celebrat a Sevilla al novembre va optar per realitzar tests d’antígens a tots els assistents (va fer 400 tests en origen i 800 en el mateix recinte del congrés) i així va arribar a reunir presencialment 1.263 persones.

“A més dels valors de sempre, proximitat de l’aeroport internacional, instal·lacions adequades, planta hotelera competent, gran varietat gastronòmica de qualitat o oferta complementària, en aquests moments, és important transmetre seguretat” assegura Maria José Valls, cap de gestió d’esdeveniments en el Centre de Congressos Ciutat d’Elx.

És fonamental disposar d’un pla de contingències exhaustiu per a eliminar qualsevol reticència dels assistents a acudir presencialment, diu Alejandro Salesa. Espais ben airejats, terrasses on celebrar accions a l’aire lliure, protocols que controlen els fluxos d’entrada i eixida i la distància interpersonal, mètodes d’higiene, cambres de mesurament de temperatura, etc són ara característiques diferencials que han de promocionar els centres de congressos. “Per a això, no n’hi ha prou que ho diguem nosaltres, sinó que és important tindre un certificat oficial” aconsella Maria José, qui destaca que el Centre de Congressos “Ciutat d’Elx” ha superat l’avaluació de les bones pràctiques avançades SICTED per a la reducció del risc de contagi per coronavirus en el sector turístic.

Els potents equips d’aire condicionat de la instal·lació que permeten una ràpida renovació de l’aire, els 18.000 metres quadrats de la seua plaça enjardinada o les grans dimensions dels pavellons són ara alguns dels avantatges competitius que destaca Fira València com a espai segur. Però a més, ens compta Juan, la fira s’ha convertit en un important assessor COVID19. “Hem assumit que és tasca de l’espai guiar a l’organitzador sobre el que pot o no pot fer i com ha de fer-ho. L’orientació al client ha sigut un factor diferencial de Fira València des de 1917 i aquesta labor d’assessorament, en un entorn on la informació és molt canviant i a vegades contradictòria, la realitzem fins i tot per a serveis aparentment aliens al lloc de celebració de l’esdeveniment.”

Juan Martínez incideix a més en el valor de la vinculació de la Fira amb la ciutat de València. El destí és fonamental en el turisme MICE i tal com afig des de Turisme CV Juan Muñoz, “som conscients que hem de transmetre una imatge de la Comunitat com a destí segur ara però també més enllà de la duració de la pandèmia.”

ESDEVENIMENTS HÍBRIDS: ABAST GLOBAL

Segons Juan Muñoz, la tecnologia jugarà un paper decisiu. A més, lluny de ser una amenaça per al turisme MICE, obri una oportunitat a una nova forma de reunions i congressos: els esdeveniments híbrids, la retransmissió virtual dels quals amplia l’abast global de l’esdeveniment presencial i en conseqüència de la promoció del destí on se celebra. Ara bé, suposa una adaptació per part dels organitzadors, centres de congressos i destins que han de garantir una connexió global de qualitat, adaptar programes i continguts als nous canals i modificar la relació amb clients i assistents. En aquests casos, ha de cuidar-se de manera diferent però amb la mateixa atenció l’experiència de l’usuari presencial i la del virtual, amb la finalitat que en els dos casos el record de l’esdeveniment i destí siga positiu.

Alejandro Salesa imparteix en la xarxa CdT un curs sobre com transformar esdeveniments presencials en virtuals o híbrids en el qual es plantegen les diferents maneres d’organitzar ponències, taules redones, debats amb la corresponent interacció o torn de preguntes, traducció simultània, enregistraments o emissions en directe, opcions de publicitat i patrocinis, etc. Salesa reconeix que els costos d’un esdeveniment en línia es redueixen entre un 30 i un 50% ja que no s’han de contractar seus, servei d’àpats, allotjaments, cartelleria, etc però les quotes d’inscripció són també inferiors. Per contra, un esdeveniment híbrid suposa, diu, “un xicotet sobrecost perquè a més dels costos presencials has de contractar els recursos necessaris per a la retransmissió en línia”.

Feria Valencia

ESDEVENIMENTS MULTISEU: GRANS ESDEVENIMENTS AMB AFORAMENTS REDUÏTS

“Des de OPCE CV estem treballant en el nostre II Fòrum on proposem realitzar un esdeveniment multiseu utilitzant diverses ubicacions de la Comunitat Valenciana i celebrar un esdeveniment amb moltes persones repartides en molts espais” ens conta Alejandro.

Els esdeveniments multiseu suposen una manera de continuar celebrant esdeveniments de gran capacitat de convocatòria malgrat les restriccions de mobilitat i les limitacions d’aforament en l’actualitat i la possible incertesa davant esdeveniments multitudinaris que pot quedar després de la pandèmia. Es tracta de dividir el nombre d’assistents en diferents esdeveniments presencials reduïts però connectats gràcies a la tecnologia.

ESDEVENIMENTS DE PROXIMITAT: ESDEVENIMENTS XICOTETS AMB DISTÀNCIA DE SEGURETAT

“El Centre de Congressos “Ciutat d’Elx” contínua amb gran activitat malgrat la pandèmia ja que molts actes de proximitat que anteriorment se celebraven en altres espais, en aquests moments i per motius d’aforament i distàncies, només tenen cabuda en el Centre de Congressos. Per tant, estem apostant per esdeveniments pròxims, sense deixar de mirar cap al futur en el qual tornarem a treballar a nivell nacional i internacional” explica Maria José Valls.

Les empreses i organitzadors de reunions i esdeveniments xicotets també han hagut d’adaptar-se a la nova normativa. Ja no els serveixen les mateixes ubicacions que abans. Necessiten més espai i aquesta és una oportunitat que obri un públic nou per als centres de congressos.

ESDEVENIMENTS VIRTUALS: EL REPTE TECNOLÒGIC

La possibilitat que els propis centres de congressos oferisquen les seues pròpies plataformes tecnològiques per a organitzar esdeveniments virtuals existeix, però no tots la veuen igual.

“El nostre treball consisteix en la gestió dels espais, entenem que les plataformes d’esdeveniments on line han de ser gestionades pels Organitzadors Professionals de Congressos” afirma Maria José Valls, des del Centre de Congressos “Ciutat d’Elx”.

Des de OPCE CV, Alejandro Salesa, considera que “ells s’han de bolcar en la realització d’esdeveniments híbrids, oferint seguretat, bones experiències, que facen que l’assistent tinga ganes de tornar a repetir”.

Fira València, no obstant això, sí que ofereix la seua pròpia plataforma virtual d’esdeveniments en línia. “I és realment un repte” reconeix Juan Martínez. “No té les mateixes necessitats un congrés que un esdeveniment amb exposició de producte. Per això tractem d’adaptar en cada cas la plataforma. I ho fem amb desenvolupaments propis o en companyia de partners per a donar el millor servei a la mesura del client”. Juan posa com a exemple la fira Iberflora, que s’ha realitzat completament on line, i ressalta, a més, l’avantatge que aporta aquesta tecnologia ja que les empreses poden seguir en contacte virtualment més enllà de les dates de l’esdeveniment.

Centro de Eventos de Feria Valencia

DEMANDA LATENT PERÒ RECUPERACIÓ LENTA

L’estimació de Turisme CV és que, en el 2020, l’activitat MICE haurà caigut entre un 70% i un 80%. La pandèmia ha frenat en sec la trajectòria ascendent del turisme MICE en la C. Valenciana que va pujar un 55% entre 2016 i 2018.

Fira València recorda que en 2019 el negoci va superar els 2’1 milions d’euros i aquest 2020 s’esperava encara millor. Però van ser els primers a cancel·lar un projecte de 10.000 assistents per la COVID19, abans fins i tot de la cancel·lació del Mobile World Congress, perquè part dels participants venien des de la Xina. I a partir d’ací, pràcticament tot eren cancel·lacions o ajornaments. “Veure com de la nit al dia desapareix el treball d’anys no és fàcil d’assimilar per a cap equip” recorda Juan.

Grupo de personas en un acto en el Centro de Congresos Ciutat d'Elx

El Centre de Congressos “Ciutat d’Elx” va tancar durant 3 mesos, es van anul·lar moltes jornades de duració menor però els Congressos van optar per canviar-los a l’últim trimestre de 2020. Ara novament estan gestionant ajornaments. “La majoria s’han reprogramat per a final del 2021 i algun ha reservat data per a 2022” explica Maria José.

“Malgrat les circumstàncies, en la C. Valenciana, percebem una demanda latent d’aquest producte i el considerem estratègic pel seu impuls a la desestacionalització i l’increment de la despesa mitjana per turista” afirma Juan Muñoz.

La recuperació no obstant això serà lenta, creu Juan Martínez. “Els temps necessaris per a comercialitzar i organitzar grans esdeveniments impossibilitaran una recuperació immediata quan acabe la pandèmia” apunta.

Tot i això, tant Turisme Comunitat Valenciana com les destinacions i centres de congressos mantenen la seua promoció encara que l’han reorientada participant en fires MICE en línia, en fòrums virtuals i organitzant visites en línia a les instal·lacions.